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职场新人:邮件需要注意的小细节

http://career.eol.cn  来源:智联招聘  作者:  2015-11-02    

  发送,抄送,密抄送,你明白吗?

  发送——发送是TO,只给一个人;这是一个权责关系,发送对象是需要对方回馈的,内容要针对对方说,这个是起码的,正规事项上,对方也有义务回复你的问题,起码要回复,已知悉;

  抄送——抄送是CC,除了发送人,还给其他人员看到;其他人员可以看到其他收到邮件的人;如无问题抄送是可以不回复的;职权上来说,更像是给相关人员一个知情权;需要注意的是:在添加抄送对象时,了解被抄送人的职位等级高低还是非常重要的;

  密送——密抄送BCC,收到密送的人,不会显示出来,收件人彼此之间不知道。

  Q1:那比如说:一个项目邮件,有客户方对应的接口人,有部门主任,其他相关人员,可能都需要发,那么如何选择?

  A1:如果我是项目负责人,这个邮件内容需要对接的是客户的接口人;那么邮件的发送对象就应该接口人,抄送是其他的部门负责人,本着事情谁办邮件发给谁的原则;

  A2:如果可能都需要发,其实应该了解清楚,避免不必要的麻烦。比如我会跟那边的对接人沟通,问问看是否需要抄送给他人,是否需要注意一些细节;

  A3:发送人最好是一个,这样比较明确;最直接的事件执行者应当是邮件的唯一接收人,其他人全部抄送。

  

  发送,抄送,密抄送,你明白吗?

  发送——发送是TO,只给一个人;这是一个权责关系,发送对象是需要对方回馈的,内容要针对对方说,这个是起码的,正规事项上,对方也有义务回复你的问题,起码要回复,已知悉;

  抄送——抄送是CC,除了发送人,还给其他人员看到;其他人员可以看到其他收到邮件的人;如无问题抄送是可以不回复的;职权上来说,更像是给相关人员一个知情权;需要注意的是:在添加抄送对象时,了解被抄送人的职位等级高低还是非常重要的;

  密送——密抄送BCC,收到密送的人,不会显示出来,收件人彼此之间不知道。

  Q1:那比如说:一个项目邮件,有客户方对应的接口人,有部门主任,其他相关人员,可能都需要发,那么如何选择?

  A1:如果我是项目负责人,这个邮件内容需要对接的是客户的接口人;那么邮件的发送对象就应该接口人,抄送是其他的部门负责人,本着事情谁办邮件发给谁的原则;

  A2:如果可能都需要发,其实应该了解清楚,避免不必要的麻烦。比如我会跟那边的对接人沟通,问问看是否需要抄送给他人,是否需要注意一些细节;

  A3:发送人最好是一个,这样比较明确;最直接的事件执行者应当是邮件的唯一接收人,其他人全部抄送。

  一键回复转发是个很可怕的东西

  我遇见过某项目助理,给3个不同项目的负责人、相关人员发会议通知,但某项目负责人在回复邮件的时候,一键转发了所有人。项目信息突然就泄密了。

  某竞争对手把客户群发的邮件,又全部回复了;结果就是他自己家公司的资料和报价出现在客户的所有供应商的电脑上出现了。

  看清楚了再回复转发

  看清楚了再回复转发

  看清楚了再回复转发

  重要的事情说三遍!

  附件一定要注意

  1.发送邮件的时候,有附件先将附件上传,然后写明内容、标题,检查完成后再添加发送人、抄送人。

  2.#文件命名是个大学问#——附件名称上需注明“事项、提交人名称、时间或者编号”;不添加附件的,添加附件但是文件名乱七八糟的、或者是不同版本,没有加时间和负责人后缀的,都会给对方造成阅读沟通上的麻烦;

  3.如果邮件内上传的附件数量较多,需要考虑整理打压缩包,或者逐个上传、便于领导手机阅读或者在线预览;

  4.发给外部客户的文件,有很多是不能给客户修改的协议,必须用pdf,哪怕对方觉得烦也要用;尤其是合同之类的,有同事发了图片格式,被点名批评,现在ps很厉害哦。

  5.#沟通很重要#——其实还有一个常见的问题。就是业务沟通一定要清楚。很多时候我要CDR格式文件,他非给我AI的,虽然这不是文件本身的问题,但是我觉得跟前期沟通有关。往往广告公司和设计常见这类问题。

  格式切切不可忘

  1.FYI——foryour information,让你知道这个事的意思;不过这个一般都是上级对下级,或者平级。不然慎用!

  2.office的不同版本间的格式,最好还是存成2003版;自己公司统一用07的话倒无所谓;但是如果发给客户,要注意了:很多地方目前仍使用2003版本,高阶的文档无法查阅,打不开事小,耽搁了时间才是大问题;另外office保存时必须弄成兼容模式。

  快看看你的签名档!

  1.自己的签名,切勿使用奇奇怪怪的名字,例如“奥特曼”、“蝙蝠侠”等,不然你可不是奥特曼,而会变成笑柄;对方的签名也不要存奇怪的东西,我看到过有人存了一个“xx公司 某某,急性子,来件速回”,但是你想想当事人看到是什么表情。

  2. 有些人身兼数职或需要在不同情境下用不同的身份说明,那么有几个公司名称,邮箱可以设置几个签名档;签名档可以在邮件客户端和邮件后台自由设置;是否要使用英文的话,可依据个人习惯,但是一定要包含以下内容:公司名、姓名、电话、传真(没有可不选)、地址(中英对照);ps:签名档内含有超链接,可能会被视作垃圾邮件哦!

  举个栗子:

  顺颂商祺!/祝今天工作顺心!/祝身体健康!

  ——————

  韩梅梅

  xxxx公司

  电话:xxxx

  E-mail:xxx@xxx.com

  正文汇报要分明

  1.第一段行文里说清楚一共有那几件事汇报,例如“各位领导,晚上好,有关xxx、xx、xxx的事情,请参阅如下:”

  2.然后下面开始分点说明,按重要程度列点,分标题加粗。后面括号里标注相关的附件;附件名称也修改成附件一、二、三的格式

  3.涉及到具体的数据、更改项、需要重点关注的字眼/数字时,用下划线标出来;

  4.一般要是标题加粗了,那分标题的内容里就不会再用加粗了,不然视觉效果有点主次不分,下划线也能起到这个效果。

  5.其实内容很少变字体,简化描述,不废话,要比写一大堆,然后再在里面标注重点要好得多。

  发送完成记得提醒

  重要的邮件,尤其是有明确时间节点,还有直系领导的事情,需要通过短信or电话方式提醒;如果觉得直接电话,会打搅到对方的会议等,那么可以采取首先短信告知,如果过一两个小时,没有收到回复的短信,再去考虑电话通知。

  “我见过最滴水不漏的采购,发邮件完了以后5分钟以内,必然收到邮件、短信、电话、QQ;然后抄送给了双方的上一级直属领导。”

  我遇见过某项目助理,给3个不同项目的负责人、相关人员发会议通知,但某项目负责人在回复邮件的时候,一键转发了所有人。项目信息突然就泄密了。

  某竞争对手把客户群发的邮件,又全部回复了;结果就是他自己家公司的资料和报价出现在客户的所有供应商的电脑上出现了。

  看清楚了再回复转发

  看清楚了再回复转发

  看清楚了再回复转发

  重要的事情说三遍!

  附件一定要注意

  1.发送邮件的时候,有附件先将附件上传,然后写明内容、标题,检查完成后再添加发送人、抄送人。

  2.#文件命名是个大学问#——附件名称上需注明“事项、提交人名称、时间或者编号”;不添加附件的,添加附件但是文件名乱七八糟的、或者是不同版本,没有加时间和负责人后缀的,都会给对方造成阅读沟通上的麻烦;

  3.如果邮件内上传的附件数量较多,需要考虑整理打压缩包,或者逐个上传、便于领导手机阅读或者在线预览;

  4.发给外部客户的文件,有很多是不能给客户修改的协议,必须用pdf,哪怕对方觉得烦也要用;尤其是合同之类的,有同事发了图片格式,被点名批评,现在ps很厉害哦。

  5.#沟通很重要#——其实还有一个常见的问题。就是业务沟通一定要清楚。很多时候我要CDR格式文件,他非给我AI的,虽然这不是文件本身的问题,但是我觉得跟前期沟通有关。往往广告公司和设计常见这类问题。

  格式切切不可忘

  1.FYI——foryour information,让你知道这个事的意思;不过这个一般都是上级对下级,或者平级。不然慎用!

  2.office的不同版本间的格式,最好还是存成2003版;自己公司统一用07的话倒无所谓;但是如果发给客户,要注意了:很多地方目前仍使用2003版本,高阶的文档无法查阅,打不开事小,耽搁了时间才是大问题;另外office保存时必须弄成兼容模式。

  快看看你的签名档!

  1.自己的签名,切勿使用奇奇怪怪的名字,例如“奥特曼”、“蝙蝠侠”等,不然你可不是奥特曼,而会变成笑柄;对方的签名也不要存奇怪的东西,我看到过有人存了一个“xx公司 某某,急性子,来件速回”,但是你想想当事人看到是什么表情。

  2. 有些人身兼数职或需要在不同情境下用不同的身份说明,那么有几个公司名称,邮箱可以设置几个签名档;签名档可以在邮件客户端和邮件后台自由设置;是否要使用英文的话,可依据个人习惯,但是一定要包含以下内容:公司名、姓名、电话、传真(没有可不选)、地址(中英对照);ps:签名档内含有超链接,可能会被视作垃圾邮件哦!

  举个栗子:

  顺颂商祺!/祝今天工作顺心!/祝身体健康!

  ——————

  韩梅梅

  xxxx公司

  电话:xxxx

  E-mail:xxx@xxx.com

  正文汇报要分明

  1.第一段行文里说清楚一共有那几件事汇报,例如“各位领导,晚上好,有关xxx、xx、xxx的事情,请参阅如下:”

  2.然后下面开始分点说明,按重要程度列点,分标题加粗。后面括号里标注相关的附件;附件名称也修改成附件一、二、三的格式

  3.涉及到具体的数据、更改项、需要重点关注的字眼/数字时,用下划线标出来;

  4.一般要是标题加粗了,那分标题的内容里就不会再用加粗了,不然视觉效果有点主次不分,下划线也能起到这个效果。

  5.其实内容很少变字体,简化描述,不废话,要比写一大堆,然后再在里面标注重点要好得多。

  发送完成记得提醒

  重要的邮件,尤其是有明确时间节点,还有直系领导的事情,需要通过短信or电话方式提醒;如果觉得直接电话,会打搅到对方的会议等,那么可以采取首先短信告知,如果过一两个小时,没有收到回复的短信,再去考虑电话通知。

  “我见过最滴水不漏的采购,发邮件完了以后5分钟以内,必然收到邮件、短信、电话、QQ;然后抄送给了双方的上一级直属领导。”

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